Cel:

Centrum Usług Wspólnych na mocy przepisów Zarządzenia Prezesa Rady Ministrów zostało wskazane Centralnym Zamawiającym dla jednostek administracji rządowej. Oznaczało to konieczność uporządkowania i scentralizowania procesów zarządzania przygotowaniami oraz przeprowadzanie zamówień centralnych w skali wszystkich Jednostek Administracji Publicznej uczestniczących w zamówieniach centralnych.
Dla realizacji takiego zadania konieczne było wykorzystanie systemu informatycznego, umożliwiającego pracę zdalną z wykorzystaniem przeglądarki internetowej. Wybór padł na jedno z gotowych, funkcjonujących na rynku rozwiązań. W trakcie jego wielomiesięcznego testowego wykorzystania stwierdzono jednak, że nie spełnia on wymagań stawianych jednostkom publicznym, a także brak jest w nim możliwości zbierania szczegółowych danych ilościowych od jednostek za pomocą formularzy elektronicznych już na etapie planowania zakupów, brak jest możliwości przygotowania gotowych szablonów dokumentów, brak mechanizmów monitorowania terminów dostarczanych dokumentów, brak jest możliwości zarządzania ścieżkami obiegu informacji (JAP – CUW – Szef KPRM), a także możliwości generowania regularnych (np. miesięcznych) raportów z postępów prac. CUW dysponował zespołem o dużych kompetencjach w zakresie budowy rozwiązań w technologii SharePoint, dlatego zapadła decyzja o budowie dedykowanego rozwiązania siłami wewnętrznymi CUW.

Zastosowane rozwiązania:

Rozwiązanie oparte zostało o SharePoint Foundation, które umożliwiało zbudowanie bezpiecznej aplikacji internetowej, umożliwiającej pracę poprzez sieć Internet osobom z różnych organizacji. Jako mechanizm uwierzytelniania wykorzystano FBA (Forms Based Authentication). Ograniczenia funkcjonalności SharePoint Foundation w stosunku do SharePoint Server zniwelowane zostały dzięki zastosowaniu WebPartów mających za zadanie uzupełnić brakujące funkcje i udostępnić je w formie „out-of-the-box”. Posłużono się zarówno rozwiązaniami dostępnymi w CodePlex jak i rozwiązaniami autorskimi generowanymi w Visual Studio.
Zidentyfikowane i opisane za pomocą diagramów BPMN zostały procesy dotyczące zamówień centralnych tj. rejestracja zapotrzebowania, tworzenie listy zamówień centralnych, składanie wniosków, przygotowanie zamówienia centralnego. Procesy te zatwierdzone zostały od strony biznesowej przez zespoły odpowiedzialne za przeprowadzanie postępowań o udzielenie zamówień publicznych. Diagramy procesów posłużyły do zbudowania odpowiednich ścieżek workflow za pomocą Visual Studio (z wykorzystaniem WorkFlow Foundation wbudowanych w SharePoint). W system wbudowane zostały także listy kontrolne (checklisty) wykonywanych podczas prowadzenia postępowań czynności, tak, by możliwe było sprawne nadzorowanie całego procesu – od planowania zakupu do podpisania umowy z wykonawcą.
Dla każdego z postępowań powstał indywidualny formularz wykorzystujący dedykowane webparty oraz skrypty JavaScript z bibliteki jQuery. Dzięki zastosowaniu gotowych funkcji jQuery kod formularzy pozostał czytelny i nie wymagał dodatkowego programowania, udostępniając wprost oczekiwane funkcjonalności zachowując przy tym także uniwersalność podczas analizowania strony przez różne przeglądarki.

Efekty:

Wdrożenie pozwoliło usprawnić i zoptymalizować procesy zarządzania zamówieniami centralnymi oraz śledzić na bieżąco postępy w realizowanych pojedynczych postępowaniach. Dzięki oparciu systemu na zidentyfikowanych procesach oraz przeniesieniu ich na elektroniczne odpowiedniki (zautomatyzowane obiegi informacji typu workflow) możliwe jest bieżące monitorowanie oraz raportowanie stanów.
System zapewnia możliwości zbierania szczegółowych danych ilościowych od Jednostek Administracji Publicznej za pomocą elektronicznych formularzy już na etapie planowania zakupów. Umożliwia ich zbiorczą analizę (automatycznie wyliczając oczekiwane przez JAP ilości i wartości) oraz wybór rodzaju zakupów centralnych. Posiada wbudowane mechanizmy do monitorowania terminów dostarczanych dokumentów ułatwiając monitorowanie opóźniających się jednostek z zastosowaniem mechanizmów KPI (Key Performance Indicators) jako mierników pomiaru stopnia realizacji wyznaczonych celów. Wykorzystuje mechanizmy workflow ułatwiające zarządzanie ścieżkami obiegu informacji (jednostka – CUW – Szef KPRM) oraz możliwości generowania regularnych raportów z postępów prac.
System jest intuicyjny w obsłudze i od strony użytkownika przypomina pracę z typowymi programami biurowymi, nie wymaga więc zaawansowanych szkoleń. W ten sposób dodatkowo zminimalizowane zostały koszty jego uruchomienia. System wyprodukowany został w całości przez zespół Wydziału Projektów Informatycznych CUW, jako taki nie wymaga komercyjnych licencji dla użytkowników. Docelowo może zostać udostępniony jako gotowe rozwiązanie dla JAP, które mają swoje jednostki podrzędne w ich infrastrukturze teleinformatycznej. System jest zgodny w wymaganiami GIODO.