System Raportowania Wydatków

Cel:

Działające w organizacji systemy informatyczne nie zapewniały wystarczających mechanizmów umożliwiających planowanie zakupów, monitoring ich realizacji, a także ich rozliczenie poprzez rejestrację faktury i jej parowanie z wnioskiem zakupowym. Także funkcje kontrolne ograniczone były do działań post factum i ograniczały się do przeglądania raportów i kontrolowania wydatków już po zaistniałych faktach i już dokonanych czynnościach biznesowych.
Zarząd nie miał wglądu w bieżący stan realizacji tych zadań. Należało zbudować narzędzie umożliwiające szybki i efektywny dostęp do informacji dotyczących bieżących jak i przyszłych potrzeb finansowych organizacji, oraz połączyć ją z informacją o limitach oraz ich stopniem wykorzystania. Potrzebny był system umożliwiający wsparcie procesu zakupowego oraz jego kontrolę na poszczególnych etapach realizacji wraz z monitoringiem dostaw a także ich rozliczania, z wykorzystaniem mechanizmów KPI (Key Performance Indicators) jako mierników w procesach pomiaru stopnia realizacji wydatków.
Organizacja dysponowała zespołem o dużych kompetencjach w zakresie budowy rozwiązań w technologii SharePoint, dlatego zapadła decyzja o budowie dedykowanego rozwiązania siłami wewnętrznymi.

Zastosowane rozwiązania:

Rozwiązanie oparte zostało o technologię SharePoint Foundation. Ograniczenia funkcjonalności SharePoint Foundation w stosunku do SharePoint Server zniwelowane zostały dzięki zastosowaniu WebPartów mających za zadanie uzupełnić brakujące funkcje i udostępnić je w formie „out-of-the-box”. Posłużono się zarówno rozwiązaniami dostępnymi w CodePlex jak i rozwiązaniami autorskimi generowanymi w Visual Studio i realizującymi odpowiednie funkcji biznesowe.
Wszyscy użytkownicy systemu posiadają konta domenowe. Oznacza to, że użytkownicy są identyfikowani w oparciu o konta Active Directory, za pomocą których logują się do firmowej sieci wewnętrznej w systemie Windows. Nie wymagane jest więc odrębne logowanie.
Większość informacji prezentowana jest w postaci Kart Wyników, które oprogramowane zostały z wykorzystaniem DataView Web Parts dzięki czemu możliwe stało się graficzne (wizualne) prezentowanie zagregowanych i pochodzących z wielu list danych źródłowych. Wykorzystano także możliwości kolumn obliczeniowych pozwalających na stosowanie formuł i funkcji bazujących na danych zawartych w innych kolumnach. Napisane zostały zaawansowane formuły obliczeniowe przekształcające dane liczbowe na zalgorytmizowane wskaźniki KPI. Dla prezentacji tych danych wykorzystano skrypty JavaScript przekształcające wartości tekstowe na dane interpretowane przez przeglądarki internetowe (TEXT2HTML).
Dla potrzeb systemu stworzono dedykowane webparty oraz skrypty JavaScript bazujące na bibliotece jQuery. Dzięki zastosowaniu gotowych funkcji jQuery kod stron pozostał czytelny i nie wymagał dodatkowego programowania, udostępniając wprost oczekiwane funkcjonalności zachowując przy tym także uniwersalność podczas analizowania strony przez różne przeglądarki.

Efekty:

Wdrożenie pozwoliło usprawnić i zoptymalizować procesy rocznego planowania oraz bieżącego rozliczania wydatków, zarówno ze środków bieżących jak i inwestycyjnych. System pozwala na śledzić stan zaangażowania środków w realizowanych przez komórki organizacyjne zadaniach i projektach oraz stan tych działań na dany dzień. Dzięki niemu możliwa stała się identyfikacja kosztów ponoszonych przez organizację na konkretne projekty i zadania, w tym także identyfikacja kosztów wpływających na bieżącą działalność operacyjną.
Wraz z systemem utworzone zostały jednolite rejestry wniosków zakupowych, umów, faktur, a także słowniki asortymentu oraz kontrahentów ułatwiające bieżące analizy finansowe. Zmniejszone zostały koszty przygotowania bieżącej informacji dotyczącej konkretnego zakupu poprzez udostępnienie elektronicznej wersji Karty Wyniku. Dzięki zastosowaniu mechanizmów KPI, system pełni rolę narzędzia kontroli menedżerskiej, pozwalając szybko podejmować decyzje, nadawać priorytety działaniom, wcześnie sygnalizować problemy związane z obszarem jego funkcjonowania.
W ramach wdrożenia powstały mechanizmy wykorzystujące procesy wspierające interoperacyjność (komunikację oraz elektroniczną wymianę informacji z innymi systemami), co w przyszłości może ułatwić automatyczne przesyłanie danych pomiędzy istniejącymi w organizacji systemami IT.