Robotic Process Automation (RPA) zapewnia wartość poprzez automatyzację zadań i procesów. Zwykle zadania i procesy, które można zautomatyzować, są powtarzalne, oparte na regułach, nieefektywne, stanowią wąskie gardła w systemie. Wykorzystanie sztucznej inteligencji (Artificial intelligence, AI) w RPA pozwala botom na naukę i adaptację robotów procesowych do nowych scenariuszy, co w efekcie zwiększa elastyczność i zdolność do rozwiązywania różnych zadań. AI może również analizować dane, identyfikować wzorce i podejmować decyzje na podstawie tych informacji, umożliwiając bardziej inteligentne i autonomiczne działanie robotów.

Identyfikacja procesów

Jak je zidentyfikować? Stosując metodę określania procesów i ich możliwej automatyzacji za pomocą systemów AI. Inteligentne wykrywanie procesów dla automatyzacji, tzw. Business Process Discovery (BPD) to metoda stosowana w celu określenia procesów i ich możliwej automatyzacji.
BDP eliminuje domysły dotyczące procesów możliwych do zautomatyzowania, wykorzystując precyzyjne systemy oceny oparte o sztuczną inteligencję (AI). Pozwala to zrozumieć istotę zadań, a także ocenić potencjał ich automatyzacji. Rozumiejąc zadania, tworzy się punkty danych (data point, łac.datum, identyfikowalny element w zestawie danych). W ten sposób obiektywnie ocenia się także wszystkie płynne i niedookreślone przebiegi, które mogą być zastąpione przez boty programowe przejmujące kontrolę nad zadaniami.

Kroki badania

Proces analizy jest podzielony na dwa aspekty – (1) eksploracja zadań i (2) eksploracja procesów.
(1) Eksploracja zadań ma na celu zrozumienie, jakie są wykonywane w organizacji zadania i jaka jest ich powtarzalność. Skupia się na pracownikach i realizowanych przez nich czynnościach. Obserwuje, uczy się i rozpoznaje zadania oraz to, czy są one indywidualne, zespołowe czy klastrowe. Eksploracja zadań tworzy punkt danych tj. informację opisującą jedną jednostkę obserwacji w jednym momencie na poziomie zbierania danych. Faktyczną informację pochodzącą z pomiaru lub badania, która może być przedstawiona jako punkt danych liczbowych, prezentacja statystyczna, wykres.
To jednak tylko połowa informacji. Każde zadanie jest wykonywane w ramach większego procesu biznesowego więc zadania, techniki i działania łączą się, tworząc proces.
(2) Eksploracja procesów ma na celu odkrywanie i dokumentowanie procesów. W każdej organizacji istnieje wiele płynnych i zmiennych elementów zadań, nie podlegających sztywnym regułom. Są one zwykle niewidoczne dla prostych mechanizmów eksploracji danych. Niezgodne dokumenty będące matrycami stanowiącymi punkt wyjścia do dokumentacji, arkusze kalkulacyjne, nie rejestrowane oprogramowanie dostępne on-line jako usługa, czaty czy wymiana informacji za pomocą maili. Te niewidoczne aspekty tworzą „próżnię” danych, a ta z kolei tworzy lukę w automatyzacji. Może to prowadzić do wadliwej implementacji RPA, a następnie niepowodzenia całego przedsięwzięcia automatyzacyjnego. Eksploracja procesów umożliwia porównanie efektywności procesów, porównanie ich z innymi oraz zbadanie pod kątem możliwości poprawy.

W ten sposób, łącząc informacje o procesie i eksploracji zadań, przewiduje się, oblicza i tworzy potencjał automatyzacji. Odkrycie luk i niezgodności umożliwia budowę od podstaw niestandardowych rozwiązań RPA, które są następnie wdrażane w istniejących systemach biznesowych. Udokumentowanie procesu BPD powoduje, że wzrasta ilość pozyskiwanych do oceny efektywności danych, zwiększając w ten sposób potencjał automatyzacji organizacji. W efekcie RPA może stale ewoluować, ulepszać i rozwijać się wraz z biznesem.