W nowoczesnej organizacji konieczne jest wsparcie procesu zakupowego i jego kontrola na poszczególnych etapach realizacji (wraz z monitoringiem dostaw oraz ich rozliczanie) za pomocą narzędzia klasy workflow wykorzystującego mechanizmy KPI, a w efekcie pełna automatyzacja tego procesu i przeniesienie go na formę elektroniczną.
We współczesnym otoczeniu biznesowym, szybka, aktualna i prawdziwa informacja stanowi czynnik decydujący o efektywności przedsiębiorstwa. Podstawą sukcesu jest posiadanie właściwej informacji we właściwym czasie. Należy ją pozyskać, posegregować i zapewnić szybki do niej dostęp. Nie da się tego zrobić bez stosowania systemów informatycznych porządkujących dane.
Z badań firmy PayStream Advisors wynika, że procesy zakupowe, w tym procesy przetwarzania faktur, w przeważającej większości przedsiębiorstw nadal są realizowane w formie papierowej. Jednak wywiady przeprowadzone w badanych przedsiębiorstwach wskazują na to, że w ostatnich latach wzrósł udział systemów elektronicznych w ich przetwarzaniu, przy jednoczesnym spadku metod przetwarzania papierowego. Korzystanie z mechanizmów workflow zarządzających przepływami pracy podczas akceptowania propozycji zakupów w badanych przedsiębiorstwach wzrosło do 57% wskazań respondentów.
Rysunek 1. Obieg dokumentów papierowych
Źródło: opracowanie własne
W raporcie przedstawionym w roku 2014 analitycy firmy wskazali główne cele związane z automatyzacją procesów zakupowych. Wśród wymiernych zalet takich systemów opisują oni:
- Zwiększona efektywność: Znaczące skrócenie czasu potrzebnego na drukowanie oraz zatwierdzanie dokumentów papierowych umożliwiające pracownikom skupienie się na działalności o wartości dodanej, takiej jak np. wzmocnienie relacji z klientami.
- Niższe koszty: Redukcja pracy, materiału i kosztów wysyłki. Badania pokazują, że obiegi zatwierdzania elektronicznego mogą ograniczyć koszty zarządzania fakturą o ponad 50 proc.
- Redukcja błędów: Wbudowane reguły walidacji eliminują ludzkie błędy w czasie przygotowywania dokumentacji zakupowej.
- Szybsze rozliczenie: Elektroniczne przetwarzanie faktur skraca cykl opisywania i zatwierdzenia faktury do płatności. Eliminowane są zagrożenia dotyczące nieterminowych płatności.
- Dostępność dokumentu: Pracownicy merytoryczni mają dostęp w czasie rzeczywistym do faktury oraz statusu płatności ze standardowej przeglądarki internetowej.
- Lepsze prognozowanie przepływów pieniężnych: Automatyzacja przetwarzania faktur i płatności zmniejsza niepewności. Spójność terminu płatności oznacza, że można lepiej prognozować przepływy pieniężne.
- Wyeliminowanie duplikatów dokumentów: Rozwiązania elektroniczne drastycznie zmniejszają liczbę utraconych i zaginionych faktur, co oznacza, że zbędne staje występowanie o duplikaty faktur.
- Szybsze rozstrzyganie sporów: Komórki kontrolne mogą zobaczyć faktury oraz powiązane z nimi dokumenty niezbędne do rozstrzygania sporów dotyczących zasadności płatności.
- Brak kar za nieterminowe płatności: Na bieżąco prezentowane informacje o miejscu i czasie opisywanego dokumentu powoduje minimalizację ryzyka przekroczenia terminów płatności.
Wzrasta świadomość przedsiębiorstw na postrzeganie rozliczania faktur nie jako celu samego w sobie, lecz jako części ogólnego procesu zakupowego wpisanego w kulturę organizacji, realizowanego z udziałem zintegrowanych systemów zarządzania, planowania, komunikacji i zarządzania dostawcami. Uświadamiany przez przedsiębiorców jest fakt, że automatyzacja tego procesu: od momentu planowania zakupu, aż do zapłaty ułatwia transparentność, wzmacnia kontrolę oraz zapewnia mechanizmy optymalizacji zamówień i zobowiązań. Jednocześnie takie holistyczne podejście gwarantuje najlepszy współczynnik ROI.
Zautomatyzowane systemy workflow będą tym powszechniejsze, im więcej firm spojrzy także poza sam współczynnik wydajności wynikający automatyzacji, skupiając się na długookresowych korzyściach strategicznych. Automatyka wpisana w systemy workflow gwarantuje natychmiastowy wgląd w bieżące wydatki oraz umożliwia dokładne ich prognozowanie i świadome zarządzanie gotówką. Ponadto, automatyzacja daje zwiększoną kontrolę całego procesu: od przestrzegania procedur wewnętrznych, aż do stosowania korporacyjnych zasad biznesowych, co w efekcie prowadzi do poprawy relacji z dostawcami zwiększając wiarygodność przedsiębiorstw.
Rysunek 2. Obieg dokumentów z wykorzystaniem systemu elektronicznego
