Cel:
Wewnętrzny portal informacyjny Kancelarii Prezesa Rady Ministrów był dotychczas narzędziem statycznym, nie ułatwiał wzajemnej komunikacji pomiędzy pracownikami, nie dawał możliwości swobodnego publikowania wielu typów informacji. Pełnił rolę elektronicznej tablicy ogłoszeń służącej publikowaniu oficjalnych dokumentów i informacji dla pracowników. Pojawiła się więc w KPRM potrzeba uruchomienia narzędzia umożliwiającego zarządzanie informacją wewnętrzną Kancelarii. Zarządzania informacją w oparciu o mechanizmy workflow oraz feedback uzyskiwany dzięki pracy grupowej.
Zastosowane rozwiązania:
W wyniku postępowania przetargowego wdrożony został portal korporacyjny zrealizowany w technologii Microsoft Office SharePoint Server 2007. O wyborze środowiska zdecydowała pełna integracja z wykorzystywanymi jako standard organizacyjny KPRM aplikacjami biurowymi, takimi jak Word, Excel czy Outlook, skalowalność platformy oraz łatwość i swoboda konstruowania systemu w oparciu o predefiniowane moduły oraz dodatkowe funkcjonalności (Web Parts) wzbogacające sposób i jakość prezentowanych informacji. Dodatkowym czynnikiem gwarantującym akceptację systemu przez jego docelowych użytkowników były znane i intuicyjne interfejsy. Gwarantowało to także brak konieczności realizacji dodatkowych, zaawansowanych szkoleń dla pracowników. Dotychczasowa wiedza i umiejętności wystarczać mogły do bieżącej obsługi systemu, który dodatkowo umożliwia pracę bezpośrednio w znanych aplikacjach.
46 formularzy elektronicznych zapewnia możliwość składania zamówień wewnętrznych w oparciu o przeglądarkę internetową.
Zastosowana technologia na bieżąco pomaga integrować rozproszone zasoby, zarządzać zgromadzoną wiedzą, umożliwia pracownikom sprawne wyszukiwanie i wykorzystywanie potrzebnych danych. Umożliwia szybki dostęp do kluczowych informacji niezbędnych w procesie podejmowania decyzji, ułatwia gromadzenie w jednym miejscu wszystkich informacji biznesowych oraz kluczowych wskaźników efektywności działania (ang. KPI) a także ich dynamiczne wizualizowanie przy pomocy znanych narzędzi, tym razem działających w oparciu o przeglądarkę internetową.
Efekty:
System służy do gromadzenia, udostępniania oraz wymiany informacji między komórkami organizacyjnymi oraz pracownikami wewnątrz Kancelarii. Portal uzyskał logiczną strukturę odzwierciedlającą organizację KPRM, w pełni zintegrowany został z pakietem MS Office, wykorzystuje wspólny szkielet komponentów i technologii. Z jego poziomu można sprawdzać pocztę, pisać dokumenty, zarządzać zadaniami dla pracowników. Dzięki uruchomionym usługom Excel Services oraz usługom raportującym możliwa stała się wizualna prezentacja analiz klasy Business Intelligence. Zastosowana w portalu technologia formularzy elektronicznych umożliwia zbieranie informacji oraz realizację zamówień wewnętrznych, tworząc w ten sposób centralne miejsce składowania i raportowania najważniejszych informacji biznesowych. Formularze elektroniczne posłużyły także do skonstruowania modułu zamówień publicznych, ułatwiając przeniesienie procesu przygotowania i realizacji zamówienia na platformę elektroniczną.
