Portal korporacyjny inKPRM

IT w administracji”, 2009

Dotychczasowy wewnętrzny portal informacyjny KPRM był obsługiwany przez strony www, które służyły do przekazywania informacji, ogłoszeń dla pracowników, umożliwiały pobieranie dokumentów czy formularzy. Nie był narzędziem współpracy, pełnił rolę elektronicznej tablicy ogłoszeń, przy pomocy której wąska grupa osób publikowała informacje dla reszty pracowników. Był narzędziem statycznym, nie podlegającym dynamice informacji, nie dawał możliwości swobodnego publikowania wielu typów informacji, takich jak artykuły, dokumenty, galerie czy pliki.

Cytowany wielokrotnie w publikacjach raport firmy IDC z kwietnia 2006 “The Hidden Costs of Information Work” informuje o tym, że statystyczny pracownik merytoryczny poświęca ponad 9 godzin tygodniowo poszukując informacji niezbędnej do wykonania powierzonych mu zadań. Dodatkowo około trzy i pół godziny tygodniowo można uznać za zupełnie stracone, ponieważ informacji nie udaje się odnaleźć.
W KPRM postanowiono zaradzić tej sytuacji, pojawiła się potrzeba uruchomienia narzędzia umożliwiającego zarządzanie informacją wewnętrzną Kancelarii. Narzędzia, które umożliwiłoby szybki dostęp do kluczowych informacji niezbędnych w procesie podejmowania decyzji, ułatwiającego dostęp do wiedzy bez względu na lokalizację użytkowników, usprawniającego organizację pracy dzięki dostępowi do informacji zintegrowanej, w końcu zmniejszającego koszty dystrybucji informacji (połączenia telefoniczne i papier, a także odciążenie systemu pocztowego).

W wyniku postępowania przetargowego wdrożony został portal korporacyjny zrealizowany w technologii Microsoft Office SharePoint Server 2007. O wyborze środowiska zdecydowała pełna integracja z wykorzystywanymi jako standard organizacyjny KPRM aplikacjami biurowymi, takimi jak Word, Excel czy Outlook, skalowalność platformy oraz łatwość i swoboda konstruowania systemu w oparciu o predefiniowane lecz w pełni konfigurowalne moduły oraz dodatkowe funkcjonalności (Web Parts) wzbogacające sposób i jakość prezentowanych informacji. Dodatkowym czynnikiem gwarantującym akceptację systemu przez jego docelowych użytkowników były znane i intuicyjne interfejsy, które postrzegane być mogły jako elementy rozszerzające bieżące działania, nie zaś jako wprowadzenie zupełnie nowych standardów i procesów. Gwarantowało to także brak konieczności realizacji dodatkowych, zaawansowanych szkoleń dla pracowników. Dotychczasowa wiedza i umiejętności wystarczać mogły do bieżącej obsługi systemu, który dodatkowo umożliwia pracę bezpośrednio w znanych aplikacjach.
Istotny był także zaawansowany, ale intuicyjny w obsłudze system CMS (Content Management System), dający szeroką paletę możliwości publikowania wielu typów informacji przez osoby nietechniczne, bez konieczności angażowania personelu informatycznego. Graficzne środowisko do administracji systemem, predefiniowane szablony i gotowe wzorce witryn tematycznych z elementami menu, układem oraz zawartością, pozwalające na łatwą, szybką i efektywną konstrukcję stron serwisu, wersjonowanie publikowanych treści, rozbudowane metryczki, rejestr zmian, mechanizmy tworzenia meta danych sprawiają, że portal może być tworzony bezpośrednio przez jego użytkowników dysponujących odpowiednimi uprawnieniami. Może być także personalizowany i indywidualizowany.
Zastosowana technologia na bieżąco pomaga integrować rozproszone zasoby, zarządzać zgromadzoną wiedzą, umożliwia pracownikom sprawne wyszukiwanie i wykorzystywanie potrzebnych danych. Umożliwia szybki dostęp do kluczowych informacji niezbędnych w procesie podejmowania decyzji, ułatwia gromadzenie w jednym miejscu wszystkich informacji biznesowych oraz kluczowych wskaźników efektywności działania (ang. KPI) a także ich dynamiczne wizualizowanie przy pomocy znanych narzędzi, tym razem działających w oparciu o przeglądarkę internetową.

Głównym zadaniem portalu korporacyjnego inKPRM jest zarządzanie informacjami, zasobami oraz komunikacją wewnętrzną Kancelarii. System służy do gromadzenia, udostępniania oraz wymiany informacji między komórkami organizacyjnymi oraz pracownikami wewnątrz Kancelarii. Portal uzyskał logiczną strukturę odzwierciedlającą organizację KPRM, w pełni zintegrowany został z pakietem MS Office, wykorzystuje wspólny szkielet komponentów i technologii. Z jego poziomu można sprawdzać pocztę, pisać dokumenty, zarządzać zadaniami dla pracowników. Dzięki uruchomionym usługom Excel Services oraz usługom raportującym możliwa stała się wizualna prezentacja analiz klasy Business Intelligence. Zastosowana w portalu technologia formularzy elektronicznych umożliwia zbieranie informacji oraz realizację zamówień wewnętrznych, tworząc w ten sposób centralne miejsce składowania i raportowania najważniejszych informacji biznesowych. Formularze elektroniczne posłużyły także do skonstruowania modułu zamówień publicznych, ułatwiając przeniesienie procesu przygotowania i realizacji zamówienia na platformę elektroniczną.

Elektroniczne formularze zamówień
Wszystkie zamówienia wewnętrzne KPRM (na materiały biurowe, wyposażenie, zgłoszenia zakupów, zgłoszenia awarii etc.) realizowane będą teraz elektronicznie. Formularze podzielone zostały na czytelne grupy tematyczne, wszystkie dostępne są poprzez przeglądarkę internetową. Na początek obowiązują 2 formy:
a) formularz tradycyjny – wypełniany w komputerze przez pracownika i następnie drukowany i przesyłany pocztą wewnętrzną w postaci papierowej,
b) formularz elektroniczny – wypełniany w komputerze, zatwierdzany w wyniku workflow przez przełożonego i przesyłany dalej przez system.
Informacje związane z komórką zgłaszającą zapotrzebowanie wypełniane są bezpośrednio przez system (na podstawie loginu użytkownika). Po wprowadzeniu niezbędnych danych dotyczących zamówienia przez pracownika, jego przełożony otrzymuje alert z informacją, że jest gotowy formularz do zatwierdzenia. Po zatwierdzeniu (elektronicznym), formularz przesłany jest do Biura Administracyjnego odpowiedzialnego za realizację zamówień, gdzie następuje jego dekretacja na merytoryczną komórkę. Dane wprowadzone do formularza są centralnie zbierane, tak, by przesłane być następnie mogły do baz danych, w których zarejestrowane są materiały. Docelowo nastąpi integracja tych danych z Systemem Inwentaryzacji Majątku, na który trwa postępowanie przetargowe. Po planowanej integracji realizacja zamówienia nastąpi w oparciu o informacje ilościowe z baz danych.
Planowane jest także sukcesywne zastępowanie wszystkich formularzy tradycyjnych wersjami elektronicznymi.
Podobnemu mechanizmowi podlega procedura przygotowania zamówienia publicznego, która inicjowana jest już na etapie wprowadzenia do systemu pozycji do planu zakupów. Procedura zatwierdzania wniosku o realizację zamówienia objęta została specjalnie przygotowanemu workflow zgodnemu z rozporządzeniami wewnętrznymi w tej sprawie. Po przeprowadzeniu postępowania przetargowego, jego rozliczenie następuje także w oparciu o formularze zasilane danymi inicjującymi cały proces. Na każdym etapie dane z formularza rejestrowane są w ewidencjach, umożliwiając raportowanie stanu wydatkowania zaplanowanych środków.
Po uruchomieniu następnego projektu (Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów) formularze podpisywane będą za pomocą podpisu elektronicznego z wykorzystaniem wewnętrznego centrum certyfikacji.

Praca grupowa na dokumentach
Zastosowane w portalu korporacyjnym inKPRM narzędzia SharePoint umożliwiają realizację wydzielonych witryn poszczególnych departamentów, tak, by możliwa była praca grupowa na opracowywanych wspólnie dokumentach. Zachowana została struktura uprawnień do dokumentów, rejestracja zmian, zachowywanie wersji, informowanie za pomocą alertów o wprowadzonych przez innych zmianach, historia dokumentu, śledzenie i przydzielanie zadań. Biblioteka dokumentów może przetrzymywać całą historię obejmującą wiele ich wersji. Wersje opatrzone są datą oraz sygnaturą osoby, która dokonywała zmian. Podczas zmian można decydować, czy dokument otrzymuje nową wersję główną (1, 2 itp.) czy są to zmiany mniejsze (1.2, 1.3 itp.).
Aby zapobiec wzajemnemu „nadpisywaniu” zmian podczas pracy z dokumentem, wykorzystywany jest mechanizm tzw. wyewidencjonowania. Pobierając dokument do edycji można zablokować go dla innych użytkowników. Mają oni możliwość otwarcia dokumentu u siebie, ale do momentu, do którego nie wróci on do biblioteki, nie mogą zapisać na serwerze swoich zmian. Podczas pracy wykorzystywany jest także mechanizm powiadamiania o nowych dokumentach. Informacje te trafiają bezpośrednio na skrzynkę pocztową uprawnionej osoby w postaci wiadomości e-mail.
Dla każdego dokumentu można także utworzyć obszar roboczy dokumentu, swego rodzaju „podwitrynę”. Może ona zawierać wszystkie elementy ułatwiające pracę grupową nad dokumentem. Po zakończeniu prac w witrynie roboczej dokument automatycznie trafia do przeznaczonej dla niego biblioteki głównej.
Portal zawiera także wstępnie zdefiniowane typy workflow (np. zbieranie podpisów, opiniowanie dokumentu itp) dzięki czemu przełożony czy merytoryczny właściciel dokumentu może go dołączyć do biblioteki dokumentów. Poprzez intuicyjny formularz określa on osoby, które są zaangażowane w proces, czy przebiega on równolegle, czy szeregowo, może także zdecydować czy proces startuje natychmiast po dodaniu nowego dokumentu do biblioteki, czy trzeba go „ręcznie” zainicjalizować.
W następnym etapie mechanizmy te będą integrowane poprzez technologię Web Services z systemem obiegu dokumentów.

Zarządzanie zadaniami i pracownikami
Portal dostarcza także zestaw narzędzi, przy pomocy których można usprawnić przepływ informacji i zadań w zespole. Szybka komunikacja pomiędzy członkami zespołów, łatwy dostęp do stale aktualnych informacji na temat bieżących zadań powodują, że praca staje się płynniejsza i wydajniejsza. Biblioteki zadań umożliwiają przełożonym zarządzanie zadaniami, ich grupowanie oraz przydzielanie zadań pracownikom. Informacje o przydzielonych zadaniach trafiają automatycznie do skrzynek pocztowych odpowiedzialnych za nie osób. Członkowie zespołów mogą uaktualniać informacje o stanie zadania (np. procent lub status ich wykonania), wszystkie wprowadzone zmiany natychmiast widoczne są na stronie dostępnej dla przełożonego. Pracownicy w swoim domyślnym widoku widzą zadania, które zostały im przypisane wraz z informacją o osobie zgłaszającej i priorytecie zgłoszenia. Możliwe jest prezentowanie zbiorczych zestawień realizowanych zadań w postaci czytelnych diagramów. Łatwiejsze jest w ten sposób monitorowanie przez przełożonych obciążenia pracowników oraz racjonalniejsze, wynikające z czytelnej prezentacji obciążenia zasobów, adresowanie zadań dla konkretnych osób.
Wydział Informatyki wykorzystuje narzędzie do bieżącej obsługi zadań, problemów, uwag i błędów zgłaszanych przez pracowników wspierając wewnętrzny proces obsługi i rozwiązywania incydentów oraz zgłoszeń serwisowych.

Zarządzanie projektami
Projekty informatyczne w KPRM wdrażane są zgodnie z metodyką PRINCE2, w portalu wykorzystywane są mechanizmy i gotowe komponenty ułatwiające standaryzację i automatyzację procesów ich zarządzania. Wykorzystywane są także mechanizmy wzorców dokumentów automatycznie umieszczanych w odpowiednich bibliotekach podczas procesu tworzenia nowego projektu.
Intuicyjny i wygodny interfejs ułatwia szybkie harmonogramowanie zadań oraz efektywne zarządzanie zasobami projektowymi. Narzędzia do definiowania i przydziału zasobów, możliwość definiowania planów zasobów ułatwiają skuteczne monitorowanie stanu projektu. Narzędzia te przydatne są także podczas przygotowywania raportów wykorzystywanych w analizie stanu kluczowych wskaźników wydajności (KPI) projektów. Raporty te przygotowywane są z wykorzystaniem usług Excel Services, dzięki czemu diagramy i wykresy raportowe prezentowane są bezpośrednio w portalu. Prezentowane arkusze są połączone „na żywo” do źródła danych co umożliwia łatwe modyfikowanie i odświeżanie danych. Usługi analityczne Excel Services dodatkowo oferują analizę danych. W zależności od potrzeby można je prezentować w rozbiciu na grupy, prowadzone projekty lub dowolne inne wybrane wymiary.
Bardzo interesującą funkcjonalnością jest możliwość prezentowania zadań projektowych, czyli grupy zadań powiązanych ze sobą, w widoku wykresu Gantta bezpośrednio w przeglądarce, bez konieczności używania dedykowanego oprogramowania. W ten sposób możliwe jest rozproszone zarządzanie zadaniami w obszarze całej organizacji, wystarczy dostęp do portalu korporacyjnego inKPRM.

Wdrożony w KPRM portal korporacyjny wspomagający zarządzanie zasobami oraz komunikacją wewnętrzną pozwala na sprawniejszą i efektywniejszą realizację zadań, obniżenie kosztów procesów wewnętrznych, usprawnienie pracy, wyeliminowanie drogi papierowej w wielu aspektach funkcjonowania Kancelarii. Zawiera on także wszystkie elementy portalu społecznościowego umożliwiając pracownikom bezpośrednie dzielenie się wiedzą, informacjami i doświadczeniami. Wspierane dzięki temu będą narzędzia SNA służące analizie potrzeb szkoleniowych, ułatwiające strategiczne zarządzanie zasobami ludzkimi, usprawnienie kanałów przepływu informacji oraz wykorzystaniu ukrytego potencjału Kancelarii.