Informacja pod kontrolą – portal jako narzędzie do zarządzania biznesem

Konferencja EOIF GigaCon 2011

Dzisiaj coraz częściej mamy do czynienia z rozwiązaniami informatycznymi nazywanymi portalami korporacyjnymi. Różnią się one od dobrze nam znanych rozwiązań webowych. Różnią się dlatego, że służą innym celom, ich cele wynikają wprost z zasad zarządzania. Portale te służą przede wszystkim kontroli nad informacją, kontroli niezbędnej w zarządzaniu przedsiębiorstwem. Kontrola nad informacją nie jest rozumiana tutaj w aspekcie represyjnym, lecz w aspekcie zarządzania wiedzą. Kontroluję informację, wiem wobec tego co, wiem jak, wiem dlaczego. Wiedza ta niezbędna jest mi do zarządzania i podejmowania trafnych decyzji.

Portal korporacyjny, rozumiany jako narzędzie do kontrolowania informacji, powinien ułatwiać jej pozyskiwanie niezależnie od tego, czy pochodzi ona z systemów wspomagania decyzji, systemów zarządzania dokumentami, systemów business intelligence, z danych generowanych przez systemy transakcyjne, gromadzonych i przetwarzanych przez aplikacje przedsiębiorstwa, czy wręcz z innych systemów znajdujących się organizacji, lub na jej zewnątrz – ze źródeł zewnętrznych. Tak definiowany portal korporacyjny staje się swego rodzaju interfejsem, wykorzystującym medium jakim jest infrastruktura sieciowa, który umożliwia dostęp użytkownikom biznesowym do wszystkich danych pochodzących z zasobów wewnątrz organizacji. Danych zarówno strukturalnych jak i nie strukturalnych, przechowywanych we wspólnych zasobach sieciowych, plikach tekstowych, raportach, wiadomościach e-mail, prezentacjach, schematach.

Użytkownicy biznesowi mogą uzyskiwać informacje z różnych źródeł. Łatwiej jest jednak korzystać z jednego narzędzia informatycznego, niż z wielu rozproszonych aplikacji. Portal korporacyjny zawierać więc powinien cały zestaw mechanizmów umożliwiających analizowanie procesów biznesowych zachodzących w organizacji, dawać dostęp do szerokiego zestawu zapytań, raportów i analiz możliwych do wizualizowania za pomocą wbudowanych w portal narzędzi bussiness intelligence. Integracja z istniejącymi aplikacjami, pozwalająca na szybką konsolidację, analizę i dalszą dystrybucję kontrolowanej informacji, zarówno wewnątrz jak i na zewnątrz organizacji, realizowana poprzez portal korporacyjny wpływa wprost na potencjalną „zwinność” i mobilność przedsiębiorstwa, zwiększając tym samym jego konkurencyjność, co w efekcie ułatwia jego ekspansję na rynku. By tak się stało, portal korporacyjny musi więc umożliwiać dynamiczny dostęp do różnych źródeł informacji, tak, by informacje w nim udostępniane były stale aktualne.

Portal korporacyjny służy usprawnianiu procesów zachodzących wewnątrz organizacji, wpływa także na mechanizmy służące zarządzaniu wiedzą organizacji. Wśród najważniejszych funkcjonalności portalu korporacyjnego wymienić należy obsługę przepływów pracy (workflow), zarządzanie wiedzą oraz pracą zespołową, wspomaganie komunikacji pracowniczej oraz obsługę (w tym także samoobsługę) spraw pracowniczych, wszelkiego rodzaju serwisy informacyjne. Z uwagi na tak szeroki zakres usług, za zarządzanie utrzymaniem portalu powinna odpowiadać wpływowa osoba z kierownictwa organizacji – sponsor, który uzyskuje bezpośrednie korzyści z pozyskiwanych lub udostępnianych informacji.

Dostępne raporty dotyczące portali korporacyjnych analizujące korzyści z wdrożeń takich systemów najczęściej na pierwszym miejscu wymieniają poprawę komunikacji wewnętrznej oraz ułatwienie w dostępie do zasobów informacyjnych. Wymierne korzyści takie jak redukcja kosztów czy dodatkowe zyski pojawiają się w kontekście skrócenia czasu na pozyskiwanie informacji (w niektórych badaniach nawet o połowę) oraz czasu na przekazanie informacji będącej następstwem dostępu do użytecznej wiedzy (podobnie średnio o 50%). Uwagę zwraca także zwiększenie produktywności pracowników (od 40% w sektorze publicznym do ok. 10% w sektorze finansowym i telekomunikacyjnym).