E-współpraca

Computerworld, 10 marzec 2009

Kancelaria Prezesa Rady Ministrów uruchomiła wewnętrzny portal, który umożliwił pracownikom szybki dostęp do informacji i zmniejszył koszty jej dystrybucji.

Dotychczas wewnętrzny portal informacyjny Kancelarii Prezesa Rady Ministrów był narzędziem statycznym, nie ułatwiał wzajemnej komunikacji pomiędzy pracownikami, nie dawał możliwości swobodnego publikowania wielu typów informacji. Pełnił rolę elektronicznej tablicy ogłoszeń służącej publikowaniu oficjalnych dokumentów i informacji dla pracowników. Pojawiła się więc w KPRM potrzeba uruchomienia narzędzia umożliwiającego zarządzanie informacją w Kancelarii w oparciu o mechanizmy workflow i informację zwrotną uzyskiwaną dzięki pracy grupowej. W wyniku postępowania przetargowego wdrożony został Microsoft Office SharePoint Server 2007.

Elektroniczne zamówienia

Przeanalizowano obiegi wewnętrzne i wytypowano te, które w pierwszej kolejności wymagały zmian związanych ze zmniejszeniem kosztów ich wykonywania. Zmiana polegać miała na zastąpieniu tradycyjnych form komunikacji i wymiany dokumentów opartych o papier ich elektronicznymi odpowiednikami. Wybrano zamówienia wewnętrzne KPRM (na materiały biurowe, czy wyposażenie) a także inne zgłoszenia (np. awarie), które realizowane będą teraz w sposób elektroniczny. Na początku zdecydowano się na dwie formy: formularz tradycyjny – wypełniany elektronicznie przez pracownika, drukowany i przesyłany pocztą wewnętrzną w postaci papierowej i formularz elektroniczny – zatwierdzany w wyniku uruchomionego procesu workflow przez przełożonego i przesyłany dalej przez SharePoint Server 2007. Zaplanowane zostało sukcesywne zastępowanie formularzy tradycyjnych ich wersjami elektronicznymi, tworzonymi za pomocą narzędzia Microsoft Office InfoPath.

Informacje związane z komórką zgłaszającą zapotrzebowanie wypełniane są przez system, pozostałe wprowadza użytkownik, następnie jego przełożony elektronicznie zatwierdza formularz, który jest przesyłany dalej, do komórki odpowiedzialnej za realizację zamówień, gdzie następuje jego dekretacja na konkretnych merytorycznych pracowników. Docelowo nastąpić ma integracja tych danych z Systemem Inwentaryzacji Majątku, na który trwa postępowanie przetargowe. Podobnemu mechanizmowi podlega procedura przygotowania i rozliczenia zamówienia publicznego, która inicjowana jest już na etapie przygotowania rocznych planu zakupów rejestrowanych w systemie. Po realizacji następnego projektu – Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów – formularze podpisywane będą za pomocą e-podpisu z wykorzystaniem wewnętrznego centrum certyfikacji.

Praca grupowa

Narzędzia zastosowane w portalu inKPRM umożliwiają współpracę różnych departamentów przy wspólnie opracowywanych dokumentach, przy czym witryny departamentów są wydzielone, a praca może przebiegać w poprzek organizacji. Pomimo zastosowania takiego modelu zachowana zostaje struktura precyzyjnych uprawnień do dokumentów, rejestracja zmian, przechowywanie wersji historycznych, informowanie za pomocą alertów o wprowadzonych przez innych zmianach, historia dokumentu. Dodatkowo istnieje możliwość śledzenia zmian i przydzielanie zadań związanych z dokumentami. Wersje opatrywane są datą i sygnaturą osoby, która dokonywała zmian, rozróżniane są wersje główne (1, 2 itp.) oraz mniejsze zmiany (1.2, 1.3 itp.). Aby zapobiec wzajemnemu nadpisywaniu zmian podczas pracy z dokumentem, zapis nowych wersji jest zablokowany dla innych użytkowników.

SharePoint udostępnia także predefiniowane typy obiegów ułatwiające pracę, np. zbieranie podpisów, opiniowanie dokumentu, głosowanie. Dostępne są one dla zaawansowanych użytkowników, także tych spoza działu IT. Dzięki temu można dokładnie określić osoby objęte procesem, jego przebieg i sposób uruchomienia – natychmiast po „wpłynięciu” nowego dokumentu do biblioteki, czy inicjowanie ręczne. W następnym etapie mechanizmy te będą integrowane poprzez technologię Web Services z systemem obiegu dokumentów KPRM.

Zarządzanie zadaniami i pracownikami

Portal dostarcza także narzędzi do usprawnienia przepływu zadań w zespole. Ich grupowanie i przydzielanie pracownikom ułatwia zarządzanie zadaniami przez przełożonych. Informacje o przydzielonych zadaniach trafiają automatycznie do skrzynek pocztowych odpowiedzialnych za nie osób. Członkowie zespołów mogą uaktualniać informacje o stanie zadania (np. status ich wykonania, opis wykonanych czynności) a zmiany są widoczne automatycznie na stronie dostępnej dla przełożonego. Pracownicy w domyślnym widoku widzą zadania, które zostały im przypisane wraz z informacją o osobie zgłaszającej i priorytecie zgłoszenia. Specjalny WebPart wyświetla zestawienia zbiorcze w postaci diagramów. Wydział Informatyki wykorzystuje takie narzędzia do bieżącej obsługi zleceń związanych ze wsparciem IT.

Zarządzanie projektami

Projekty IT w KPRM wdrażane są zgodnie z metodyką PRINCE2. W portalu inKPRM wykorzystywane są więc mechanizmy, wzorce i komponenty ułatwiające standaryzację i automatyzację procesów ich zarządzania. Gotowe moduły stworzył i udostępnił na swoich stronach Microsoft. Można za ich pomocą – po niezbędnych modyfikacjach – łatwo rozwijać całe środowisko. Tak powstała witryna grupująca projekty. W ramach każdego z projektów możliwe jest tworzenie harmonogramów zadań, zarządzanie nimi, planowanie i przydział zasobów, a także monitorowanie stanu projektu. Wszystko to ułatwia intuicyjny interfejs. Za pomocą tych narzędzi analizuje się na bieżąco stan kluczowych wskaźników wydajności KPI prezentowanych w postaci diagramów i wykresów. W zależności od potrzeby można je publikować w rozbiciu na grupy, zadania lub dowolne inne wybrane wymiary. Interesującą funkcjonalnością jest możliwość prezentowania zadań projektowych w widoku wykresu Gantta, bezpośrednio w przeglądarce. W ten sposób możliwe jest rozproszone zarządzanie zadaniami w obszarze całej organizacji, za pomocą portalu inKPRM.