Cel:
Celem zadania było usprawnienie przepływu informacji pomiędzy Kancelarią Prezesa Rady Ministrów, ministerstwami i urzędami centralnymi poprzez stworzenie narzędzi do bezpiecznego wyszukiwania specjalistów wewnątrz administracji, pozyskiwania i wymiany danych, materiałów roboczych i publikacji oraz współpracy projektowej między urzędami oraz innych narzędzi usprawniających pracę administracji rządowej szczebla centralnego. Zrealizowanie celu było istotne dla polepszenia spójności działań oraz bieżącej komunikacji pomiędzy urzędami centralnymi oraz wpłynięcie na poczucie wspólnoty celu w administracji rządowej.
Zadanie pn. „Opracowanie i wdrożenie platformy – bazy wiedzy z elementami crowdsourcingu oraz narzędzi informatycznych usprawniających pracę rządu”, stanowiło element projektu „Modernizacja systemu zarządzania i przepływu informacji w administracji rządowej szczebla centralnego” współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego Unii Europejskiej w ramach priorytetu V. „Dobre rządzenie” Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, realizowane było wspólnie przez Departament Analiz Strategicznych KPRM oraz instytucję gospodarki budżetowej Centrum Usług Wspólnych.
Zastosowane rozwiązania:
Koncepcja systemu zakładała, że nie będzie on jedynie bazą informacji, które udostępnia się pracownikom, system miał być w pełni interaktywnym narzędziem uławiającym komunikację oraz wymianę danych.
System w całości zbudowany został w oparciu o kompetencje pracowników Wydziału Projektów Informatycznych Centrum Usług Wspólnych. Komponenty systemu tj. platforma systemowa oraz platforma sprzętowa dostarczone zostały w ramach ogłoszenia o zamówienie publiczne
Zaprojektowana architektura systemu wykorzystująca wielomodułowość miała zagwarantować, że w obrębie jednego systemu będą mogą być udostępniane praktycznie każde informacje. Z jednej strony cele techniczne, jak wspólna realizacja projektów, czy raportowanie o stanie. Z drugiej strony wzajemne udostępnianie informacji o kompetencjach poszczególnych osób, ich doświadczeniu oraz umiejętnościach.
Zdecydowano się na budowę wieloserwerowej farmy w oparciu technologię Microsoft SharePoint Server 2010 dysponującej własnym, dedykowanym dla projektu, środowiskiem technicznym Active Directory Directory Services, które ułatwić miało mechanizmu pozyskiwania danych pracowniczych z urzędów objętych systemem oraz mechanizmy udostępniania Systemu WPI pracownikom tych urzędów. Dla umożliwienia procesu zakładania i aktualizacji profili użytkowników w środowisku SharePoint 2010 wykorzystano funkcjonalności serwera Microsoft Forefront Identity Manager 2010.
Efekty:
System, w obecnym kształcie, umożliwia pracownikom przyłączonych urzędów nawiązywanie nowych relacji służbowych, wyszukiwanie specjalistów z konkretnych dziedzin spośród pracowników administracji, umożliwia dostęp do danych i publikacji OECD oraz zapewnia sprawną realizację projektów międzyurzędowych. Ponadto poprzez WPI pracownicy mają dostęp do OECD iLibrary, zawierającej wszystkie publikacje Organizacji Współpracy Gospodarczej i Rozwoju, Międzynarodowej Agencji Energetycznej, Agencji Energii Jądrowej, zespołu PISA oraz Międzynarodowego Forum Transportu. Publikacje obejmują periodyki, książki, dokumenty robocze, słowniki oraz interaktywne bazy statystyczne.
System rejestracji, logowania i zarządzania profilami użytkowników
Ujednolicenie sposobu opisywania atrybutów użytkowników (danych pracowniczych) w systemach IT urzędów, odwzorowanie struktury organizacyjnej instytucji centralnych poprzez grupy i podgrupy, zapewnienie mechanizmów grupowania użytkowników oraz nadawania im uprawnień indywidualnie i grupowo, umożliwienie aktywnego zarządzania użytkownikami poprzez tworzenie i modyfikowanie kont użytkowników z poziomu GUI aplikacji oraz przez API.
Mój profil / Moja witryna
Możliwość tworzenia zindywidualizowanych profili kompetencyjnych pracowników (zakres obowiązków, specjalności i kwalifikacje zawodowe, ukończone szkoły, realizowane zadania lub projekty), zapewnienie mechanizmów do budowy sieci społecznościowych skoncentrowanych na wspólnych cechach (np. mój zespół, współpracownicy), zapewnienie możliwości udostępniania indywidualnych publikacji (dokumentów) w ramach wydzielonej przestrzeni.
Baza kontaktów
Szybki dostęp do aktualnej informacji o pracownikach wszystkich zarejestrowanych w systemie instytucji. Zakres podstawowych danych pracowniczych obejmuje dane ogólne – pozyskiwane z systemów zewnętrznych (tj. wewnętrznych danej instytucji): imię, nazwisko, stanowisko, miejsce pracy, jednostka organizacyjna i miejsce w strukturze organizacyjnej (przełożony / podwładni), nr telefonu, e-mail, faks, zapewnienie mechanizmów do szybkiego wyszukiwania specjalistów o zadanych parametrach we wszystkich organizacjach.
OECD iLibrary
Dostęp do portalu prowadzonego przez Organizację Współpracy Gospodarczej i Rozwoju (OECD), oferującego dostęp m.in. do ok. 6 200 e-książek, 2 700 dokumentów roboczych, 1 000 numerów czasopism oraz 390 zbiorów międzynarodowych danych porównawczych obejmujących łącznie 4 miliardy rekordów, możliwość przeszukiwania kompletnej bazy danych OECD, z której może korzystać każdy podłączony urząd (urzędy podłączone do WPI otrzymały darmowy dostęp do iLibrary).
Baza projektów międzyinstytucjonalnych
Możliwość tworzenia dedykowanych przestrzeni do zarządzania projektami, w tym także zgodnych ze strukturą metodyki PRINCE2, możliwość zarządzania harmonogramami prac (także w postaci wykresów Gantta), przydzielania zadań pracownikom, zarządzania obiegami informacji (workflow), możliwość pracy grupowej na dokumentach projektowych z funkcjami wersjonowania, rozsyłania i zatwierdzania tych dokumentów (także w trybie pracy „w chmurze”), możliwość terminowego raportowania statusu dostarczanych produktów.
